Verslag Algemene Vergadering 2011

Pre-AV 22 mei 2011
13u

Aanwezig:
Suy Kevin aka Headcase – Bestuursfunctie PR en spelverantwoordelijke voor Malifaux
Decoster Koen aka Svetlana – spelverantwoordelijke voor BloodBowl
De Roo Patrick aka Patje – Bestuursfunctie Penningmeester
Steenhaut Wannes aka Ikkuhyu – spelverantwoordelijke City of Nod
Roman Jurgen aka Grumgry – spelverantwoordelijke Boardgames
Benjamin Van Hamme aka Chiram – spelverantwoordelijke Warhammer Fantasy Battle
Jelle Van Den Eynde aka Elektronaut – spelverantwoordelijke Legend of the 5 Rings cardgame
Francis Decabooter aka Moonfire – spelverantwoordelijke Lord of the Rings en Warhammer 40.000
Erik Goethals aka Erik – Bestuursfunctie voorzitter
Tom Adriany aka Tom
Philip Van Den Mergel aka Warlock – spelverantwoordelijke Warmachiene/Hordes
Michiel Engelbrecht aka Mig El Pig – spelverantwoordelijke Living Cardgames
Bart Baetens aka Tykros – spelverantwoordelijke Roleplay

Verontschuldigd:
Tom Vandenberghe aka Squirrel – Bestuursfunctie secretaris

De Pre-Av is een vergadering met bestuursleden en spelverantwoordelijken. Deze vergadering heeft als doel om kort voor de effectieve Algemene Vergadering al eens kort de werking van het afgelopen jaar te bespreken onder de personen die de Club effectief trekken.

De besproken punten:
•   Eerst en vooral werd nog eens verwezen naar de visie en de missie van TBG zoals op het beschreven staat op de voorpagina van het TBG forum. Deze visie is nog steeds de zelfde en er werd gevraagd aan eenieder dit steeds in het achterhoofd te houden tijdens de besprekingen.

De Thunderbolts Gent zijn een hechte groep enthousiaste gamers, verenigd door hun gemeenschappelijke interesse in wargames, geschiedenis, en alternatieve geschiedenissen.

De club komt officieel wekelijks twee maal samen. Op woensdagavond vanaf 20.00u en op zondagmiddag vanaf 14.00u tref je de meeste Thunderbolts aan in het Outpost Gaming Center in Gent. Afspreken kan echter op om het even welk moment via het forum, iets wat de Thunderbolts dan ook regelmatig doen. Je loopt een of meerdere Thunderbolts ook regelmatig tegen het lijf bij Betty Boop/World's End Comics, waar we onze schatten vergaren; en op beurzen en evenementen zoals FACTS, Crisis, ... Met Betty Boop en Outpost gent zijn ook onze voornaamste sponsors vermeld. Bij hen kan je rekenen op leuke voordelen als je lid bent van Thunderbolts Gent!

Er worden miniature wargames gespeeld (zowel historische, fantastische, futuristische, als alternatieve), cardgames, boardgames, en roleplaying games. Er is voor elk wat wils. Om al deze spellen en soorten spellen te ondersteunen zijn er onze spelverantwoordelijken. Zij zorgen voor demo's, toernooien, campaigns, etc. Dankzij deze enthousiaste vrijwilligers staat de club nooit stil en is er altijd wel iets te doen! Op het forum vind je de aankondigingen voor alle evenementen. De Thunderbolts doen meer dan spelen alleen, zo is er de club-barbecue , de nieuwjaarsreceptie, en het feestje na de conventie.

Het bestuur van de club ligt in de handen van alle Thunderbolts. De club wil haar beslissingen op democratische wijze nemen en betrekt dan ook alle leden, via polls op het forum en vergaderingen, bij haar beslissingen. Ieder krijgt zo veel mogelijk een stem, en feedback en initiatieven van alle leden zijn steeds meer dan welkom. Om alles toch een beetje in goede banen te leiden zijn er een aantal functies die vervuld worden door de meest enthousiaste (of gekste) Thunderbolts (met tussen haakjes de nicknames op het forum): Onze webmaster is Fred (Fred), de penningmeester is patje (Patje), Bart (Tykros) is de secretaris, Kevin (Headcase) is verantwoordelijk voor de communicatie en de conventie, en Erik (Erik) neemt het voorzitterschap waar. De spelverantwoordelijken zijn: voor 40K en Lord of the Rings Francis (Moonfire), voor WHFB Benjamin (Chiram), voor Legend of the five Rings Jelle (Elektronaut), voor magic Tom (Squirrel), voor Warmachine en de alternatieve spellen (al dan niet met zombies) Philip (Warlock), voor Malifaux Kevin (Headcase), voor de boardgames Jürgen (Grumgry), voor de roleplay games Bart (Tykros), voor Heroscape Fred (Fred) en voor de jaarlijkse Thunderbolt Blood Bowl League en Cup Koen (Svetlana) & Philip (Warlock). Als je vragen hebt of problemen, als je een demo of wat uitleg wilt, als je je afvraagt wat je met je leven moet gaan doen, stuur dan deze mensen gerust een bericht!

De drie belangrijkste waarden van de Thunderbolts, die door alle leden hoog in het vaandel gedragen worden, zijn
1. Thunderbolts amuseren zich (en zorgen ervoor dat hun tegenstanders zich ook amuseren)
2. Thunderbolts Spelen Fair
3. Bij de thunderbolts is iedereen welkom
Als je je hierin kan vinden, zal je zeker je plaats vinden bij de Thunderbolts!

•   Financiële stand van zaken:
Thunderbolts hebben het in het jaar 2010-2011 financieel goed gedaan. De totale omzet bedroeg 3800€ met een eindresultaat van 1995€ euro op de rekening.
Doordat de club op 2 jaar tijd van een klein groepje vrienden is uitgegroeid naar de en club met 95 leden en meer dan 300 mensen die actief zijn op het forum is er ook een nood aan het beter in het oog houden van de financiën. De activiteiten worden groter wat met zich meebrengt dat het verkeer met geld ook groter wordt. Er werd besloten over te schakelen naar het werken met een kasboek enerzijds en het dubbelchecken met de rekeninguittreksels anderzijds. Ook werd er besloten uit te kijken naar een andere bank daar er klachten waren van de penningmeester over de samenwerking met KBC.
De financiële opvolging moet beter in het werkjaar 2011-2012. Dit is een collectieve verantwoordelijkheid. Alle inkomsten en uitgaven zullen bijgehouden worden, alle inkomsten en uitgaven moeten kunnen verantwoord worden, en alle evenementen en activiteiten zullen een sluitende rapportering moeten kunnen voorleggen. Van degenen die met geld van de club omgaan wordt verwacht dat elke transactie volledig verantwoord kan worden.
•   Omwille van de expansie die TBG gekend heeft op korte tijd is er besloten dat het bestuur maandelijks zal samenkomen om korter op de bal te kunnen inspelen waar nodig. De functies en verantwoordelijkheden worden meer geëxpliciteerd.
•   Events:
Thunderbolts nemen deel en/of organiseren een behoorlijk aantal evenementen. Aan de hand van de ervaring met deze evenementen zullen in het volgende jaar deze ook anders aangepakt worden.
   o   Conventie Red Barons – Byland – Thunderbolts (Gentcon)
Dit wordt het “main event” voor de club. De andere betrokken clubs die dit evenement reeds jaren trekken willen het in de toekomst rustiger aan gaan doen en daar zal Thunderbolts op inspringen. Deze zullen de conventie nog steeds ondersteunen maar niet langer de hoofdverantwoordelijkheid op zich nemen.
Kevin Suy zal de hoofdverantwoordelijkheid voor dit evenement op zich nemen binnen de club.
Voor de conventie verkiezen we kwaliteit en diversiteit boven volume.
   o   FACTS
Reeds enkele jaren zijn Thunderbolts aanwezig op dit event. Zowel van FACTS zelf als van mensen binnen de club is er een vraag om er meer te doen.
De vraag is er om het LARP-project uit te breiden en ook zal er contact gelegd worden met andere clubs om deel te nemen aan dit evenement. Thunderbolts zullen deze samenwerking dan coördineren.
Erik Goethals en Bart Baetens nemen voor dit evenement de verantwoordelijkheid op zich.
   o   Crisis Antwerpen
Thunderbolts is van mening dat dit evenement minder belangrijk is voor de club waardoor er niet meer nodig is dan aanwezigheid. Thunderbolts zullen hiervoor geen grote zaken op touw zetten. Op crisis worden contacten gelegd met traders die de club graag voor GentCon zou uitnodigen.
   o   BordspellenBeurs in Lier
Ook dit is een minder belangrijk evenement voor de club waar we dus ook maar in beperkte mate aanwezig zullen zijn.
   o   BBQ
De jaarlijkse BBQ van de club is en blijft een succes. Vanaf heden zal dit jaarlijks plaatsvinden het laatste weekend van augustus, bij voorkeur op vrijdagavond (dit jaar 26/08).
Kevin Suy en Koen Decoster zijn de verantwoordelijken hiervoor. Koen zal dit door een verhuis waarschijnlijk niet kunnen blijven doen.
   o   Jaarlijks feestje
Dit zal in de toekomst steeds plaatsvinden op de dag van de Conventie. Het grote voordeel hiervan is dat er tijdens de namiddag reclame gemaakt kan worden hiervoor wat helpt bij het succes hiervan.
Bart Baetens is verantwoordelijk voor het feestje.
   o   Music For Life
Vorig jaar reeds leefde het idee om voor dit evenement van Studio Brussel iets te organiseren. Daar we toen te laat waren om iets deftig op poten te zetten is er beslist dit het volgend jaar vroeger en beter te gaanorganiseren.
Fabian Steyaert en Jens Deprez zullen de verantwoordelijkheid op zich nemen hiervoor.
   o   Om de nadruk nog meer op het sociale te leggen zullen we meer evenementjes organiseren die niet meteen gerelateerd zijn aan het spelen van spellen. Zo komt er een kerstdrink en een nieuwjaarsreceptie. Dit wordt georganiseerd door Joachim.
•   De volgende vraag werd gesteld: “Waarom betalen onze leden hun lidgeld?”
Voor het jaarlijkse lidgeld van 10€ bieden we onze leden het volgende:
   o   Korting bij onze sponsor World’s End
   o   Een gratis unieke clubdobbelsteen.
   o   Mogelijkheid om meerdere clubdobbelstenen aan te kopen.
   o   Mogelijkheid om een clubt-shirt te kopen.
   o   het gebruik van de speeltafels en materiaal
   o   Toegang tot de zalen die we kunnen gebruiken als SCV en materiaal van de uitleendienst.
   o   (goedkopere) deelname aan de evenementen die de club organiseert zoals campaigns, leagues, etc.
   o   Toegang als trader op beurzen zoals FACTS, Crisis, GentCon, etc.
   o   goedkopere tornooien voor de leden
   o   (financiële) ondersteuning en vangnet bij het organiseren van evenementen
   o   het gebruik kunnen maken van het statuut van Sociaal Culturele Werking
   o   Toegang tot de ondersteuning met behulp van middelen van andere leden (Visa, Paypal, Ebay, goedkopere shipping voor event-kits, etc)
   o   En niet te vergeten een platform/springplank om gelijkgestemden te ontmoeten en te doen wat je het liefste doet!
•   Communicatie met OutPost Gent:
Communicatie loopt nog steeds stroef. Thunderbolts probeert meer dan regelmatig de dialoog op gang te trekken maar met zeer beperkt succes. Zoals vorige jaren zal hiervoor meer inspanning geleverd worden. Voorstellen met OP moeten steeds besproken worden, te zelden vloeit hier iets uit voort. Er zal vooral gevraagd worden om meer commitment en betere communicatie omtrent de beschikbaarheid van de zaal op speeldagen.

AV 22 mei 2011
15u

Aanwezig:
Suy Kevin aka Headcase – Bestuursfunctie PR en spelverantwoordelijke voor Malifaux
Decoster Koen aka Svetlana – spelverantwoordelijke voor BloodBowl
De Roo Patrick aka Patje – Bestuursfunctie Penningmeester
Steenhaut Wannes aka Ikkuhyu – spelverantwoordelijke City of Nod
Roman Jurgen aka Grumgry – spelverantwoordelijke Boardgames
Benjamin Van Hamme aka Chiram – spelverantwoordelijke Warhammer Fantasy Battle
Jelle Van Den Eynde aka Elektronaut – spelverantwoordelijke Legend of the 5 Rings cardgame
Francis Decabooter aka Moonfire – spelverantwoordelijke Lord of the Rings en Warhammer 40.000
Erik Goethals aka Erik – Bestuursfunctie voorzitter
Tom Adriany aka Tom
Philip Van Den Mergel aka Warlock – spelverantwoordelijke Warmachiene/Hordes
Michiel Engelbrecht aka Mig El Pig – spelverantwoordelijke Living Cardgames
Bart Baetens aka Tykros – spelverantwoordelijke Roleplay
Sleeuwaert Simon aka Sleewie
Cleiren Els aka Hermelijn
Steyaert Fabian aka headhunterfs
Jens Deprez aka Nny
Deboschere Jan aka Jauss
Jeroen Lammertyn aka Hawk
Bart Wasteels aka Fadaratah
Wim Dammans aka Magaruis
Wouter de Rijck aka Ridingwolf
Ignace Rijckaert aka Rhass
De Meyer Ignace
Van De Vaerd Joachim aka Benuac
Cleyman Stefaan aka Greenbull

Dank voor de talrijke opkomst!

De besproken punten:
•   De jaarlijkse Algemene Vergadering zal vanaf heden steeds plaatsvinden op de voorlaatste zondag van mei. Deze datum wordt gekozen zodat het verslag van deze vergadering nog toegevoegd kan worden bij het dossier dat nodig is om het statut van SCW te kunnen verlengen dat in Juni ingediend moet worden.
•   Het TBG-jaar zal blijven lopen van 01/06 tot en met 31/05. Lidgeld kan betaald worden bij Peter/Betty Boop/World’s End Comics. Voor een volledig jaar betaal je 10€, voor het laatste half jaar 5€. We vragen om T-shirts, dobbelstenen, en ander besteld materiaal ook effectief op te halen en te betalen. Deze worden verkocht tegen aankoopprijs, elke t-shirt die niet opgehaald wordt betekent dat de club deze volledig betaalt.
•   De Algemene Vergadering dient in de eerste plaats om jaarlijks even stil te staan bij het reilen en zeilen van de club alsook om alle leden samen te kunnen brengen opdat zij jaarlijks een overzicht krijgen. Het doel is om de leden de kans te geven hun mening te geven over de werking in het voorbije jaar en de richting die de club uitgaat in het volgende jaar. De club wordt geleid door de leden. De bestuursleden worden door hen op de AV verkozen en worden geacht de belangen van de leden te verdedigen, de wensen van de leden waar het kan uit te voeren, en op de eerste plaats het voortbestaan van de club als ontmoetingsplaats voor alle leden hoog in het vaandel te dragen.
•   IT:
   o   De kalender willen we nog steeds beter zichtbaar en makkelijker te hanteren en interpreteren maken.
   o   De foto-albums op de website moeten ge-update en aangevuld met reportages van geschilderde legers.
   o   Moderators op het forummoeten aangepast en ge-update worden.
   o   “I Like” – button?
•   Financiële stand van zaken
Thunderbolts hebben het in het jaar 2010-2011 financieel goed gedaan. De totale omzet bedroeg 3800€ met een eindresultaat van 1995€ euro op de rekening.
Doordat de club op 2 jaar tijd van een klein groepje vrienden is uitgegroeid naar de en club met 95 leden en meer dan 300 mensen die actief zijn op het forum is er ook een nood aan het beter in het oog houden van de financiën. De activiteiten worden groter wat met zich meebrengt dat het verkeer met geld ook groter wordt. Er werd besloten over te schakelen naar het werken met een kasboek enerzijds en het dubbelchecken met de rekeninguittreksels anderzijds. Ook werd er besloten uit te kijken naar een andere bank daar er klachten waren van de penningmeester over de samenwerking met KBC.
•   Er werd een korte uiteenzetting gegeven van wat besproken werd tijdens de Pre-AV. Zie Pre-AV.
•   Peter/Betty Boop/World’s End Comics zal een speeltafel/demotafel ter beschikking stellen. Deze zal de grootte hebben van 2 WHFB tafels, wat betekent dat zowat alle games erop gespeeld zullen kunnen worden.
•   De links naar andere clubs moeten ge-update worden.
•   Er zal meer gebruik gemaakt worden van de webpagina zodat deze levendiger overkomt naar het grote publiek.
•   Moderators op het forum worden verzocht sneller te reageren op aanvragen van leden. Het bestuur zal er op toezien dat dit nageleefd worden.
•   Aanvraag voor financiën zal gebeuren adhv een tijdens de AV opgestelde procedure. Mensen die iets willen organiseren dienen een schatting te maken van wat het financieel zou kosten. Elke aanvraag die het bestuur krijgt zal dan tijdens hun maandelijkse samenkomst een beslissing nemen over het al dan niet ondersteunen van het project. We stappen af van het principe dat een evenement geen verlies mag maken. Dit wordt vervangen door:
   o   Wie een evenement wil organiseren en daar geld of andere resources van de club voor nodig heeft doet een aanvraag bij Patrick, Kevin, Bart, of Erik.
   o   Enkel leden kunnen een aanvraag indienen. Dit kan via PM of e-mail.
   o   In deze aanvraag staat een korte beschrijving van het evenement, het verwachte aantal deelnemers, de te verwachten kost, en de te verwachten opbrengst.
   o   Voor elke evenement dat in de naam van Thunderbolts wordt georganiseerd of waar geld wordt ontvangen of uitgegeven in naam van de club moet een dergelijke aanvraag ingediend worden. Dit moet betere financiële opvolging mogelijk maken.
   o   Binnen een redelijke termijn moet er geantwoord worden op de aanvraag. Indien er geen antwoord is wordt de aanvraag beschouwd als afgekeurd.
Wanneer een evenement wordt goedgekeurd betekent dit automatisch dat de club verantwoordelijk is voor de financiële gevolgen.
Er wordt geen vergoeding gegeven voor het organiseren van een evenement. Bij sommige events is er ook voor de organistor en de judges een standaard-prijzenpakket voorzien, bij collectible cardgames is dit de standaard.
•   Scenery zal getrieerd worden aan de hand van de kwaliteit. Minder goede scenery wordt in de kelder opgeslagen en staat ter beschikking van iedereen. Goede scenery wordt hersteld en in de kast netjes opgeslagen. Deze kan enkel gebruikt worden door leden. Erik stuurt dit aan.
•   De nieuwe aanvraag voor de erkenning als SCV wordt door Bart gecoördineerd en ingediend.
•   De uitwisseling met andere clubs verloopt buiten de toernooien moeizaam wegens weinig interesse.
•   Volmachten om te stemmen voor afwezige leden op de AV zullen niet aanvaard worden.

Games en planningen op lange termijn:

   -   Warhammer 40K: in september komt er een ledentornooi
   -   Warhammer Fantasy Battle: Er loopt reeds een campaign en heeft vorig jaar een tornooi gehad. Volgend jaar volgen er nog 2 tornooien en een nieuwe campaign.
   -   Lord of the Rings: er zal nog 1 tornooi georganiseerd worden
   -   Malifaux: Zal net zoals vorig jaar een halloweentornooi organiseren
   -   Other miniature games verhuizen naar “the dark corner” op het forum en worden individueel naargelang interesse opgevolgd.
   -   Boardgames: worden elke 1ste en 3de zondag van de maand gehouden
   -   Legend of the 5 Rings: Na het succes van de Kotei (officieel tornooi over de staatsgrenzen heen) zal dit volgend jaar opnieuw georganiseerd worden.
   -   Bloodbowl: Na het succes van dit jaar (als grootste league van België) zal dit volgend jaar opnieuw georganiseerd worden en hoopt nog groter te kunnen worden.
   -   Living Card Games: worden minder gespeeld op dit moment in de club. Er worden enkel kleine vriendschappelijke evenementen georganiseerd.
   -   Roleplay: Er is een groep actief binnen de club die elke 2 weken samenkomt. In oktober zullen er opnieuw demo’s gegeven worden.
   -   LARP/City of Nod kwam een eerste keer samen en plant een eerste evenement open voor het bredere publiek dit jaar.
   -   Painting Contests: Zullen een vast onderdeel blijven binnen de club. Indien er te weinig deelnemers zijn zal de termijn om in te schrijven voor elke contest verlengd worden.
   -   Schilderdemo’s en scenerydagen willen we blijven ondersteunen. We blijven op zoek naar iemand die deze activiteiten op regelmatige basis wil organiseren.

Stemming Spelverantwoordelijken en Bestuur:

De spelverantwoordelijken zullen ook verkozen worden aangezien zij moeten kunnen geëvalueerd worden door de leden.

Bestuur:
   -   Voorzitter : Erik Goethals
   -   Penningmeester: Patrick De Roo
   -   Communicatie: Kevin Suy
   -   Secretaris: Bart Baetens

Spelverantwoordelijken:
   -   Warhammer 40K : Francis Decabooter, ondersteund door Tom Adriany
   -   Warhammer Fantasy Battle: Benjamin Van Hamme, ondersteund door Erik Goethals en Tom Adriany
   -   Lord of the Rings: Francis Decabooter
   -   Warmachine/Hordes: Philipe Van Den Mergel
   -   Malifaux: Kevin Suy
   -   Boardgames: Jurgen Roman
   -   Legends of the 5 Rings: Jelle Van Den Eynde
   -   Bloodbowl: Koen Decoster
   -   Roleplay: Bart Baetens
   -   Life Action Roleplay: Wim Dammans
   -   City of Nod: Wannes Steenhaut
   -   Feesjes allerlei: Joachim Van De Vaerd
   -   Painting Contest: Kevin Suy