Verslag thunderboltsvergadering 28/02/2010

Hier volgt het verslag van de vergadering. Vragen, commentaar en opmerkingen zijn steeds welkom.

De vergadering verliep in 2 delen. Eerst kwam het bestuur + geïnteresseerde gameverantwoordelijken samen, daarna was er een algemene ledenvergadering waarop alle Thunderbolts welkom waren.

Aanwezig op de bestuursvergadering (forumnamen tussen haken):

Erik (Erik)
Kevin (Headcase)
Koen (Svetlana)
Philip (Warlock)
Tom V.d.b. (squirrel)
Bart (Tykros)
Patrik (Patje)
De leden Emile (Hobbes56) en Igor (Phoenix) hebben de vergadering waargenomen.

Aanwezig op de algemene vergadering (forumnamen tussen haken):

Peter (PETER VAN DEN BETTY)
Alexander (MorgretBonesmasher)
Vincent (VincentB)
Jeroen (Hawker)
Philip (Warlock of Filip?)
Kevin (Headcase)
Jens (Nny)
Francis (Moonfire)
Niels (niels)
Alex (Gamedad)
Fabian (HeaDHunTeRfs)
Tom H. (Fallschirmjäger)
Bart (Tykros)
Koen (Svetlana)
Erik (Erik)
Emile (Hobbes56)
Igor (Phoenix)
Tom V.d.b. (squirrel)

Behandelde items:

Bestuursvergaderingen en Algemene Ledenvergaderingen:
De Thunderbolts blijven groeien. We zijn ondertussen met 82 betalende leden en 215 forumleden. Daarom is het niet steeds mogelijk om voor alles een algemene vergadering te organiseren. Het bestuur heeft aangekondigd om in de toekomst nog samen te komen en te vergaderen, zonder een algemene vergadering. Wij willen over stappen naar 2 tot 3 algemene vergaderingen per jaar en eventueel extra vergaderingen voor belangrijke beslissingen. Bestuursleden zijn immers verkozen en hebben een mandaat om de belangen van alle Thunderbolts te behartigen. De volgende algemene ledenvergadering zal door gaan eind mei.

Keuze nieuwe structuur:
De Thunderbolts zijn momenteel een feitelijke verenging. Als club hebben we echter een enorme groei doormaakt en hebben we nood aan extra structuur en houvast. Het bestuur verkoos er unaniem voor een aanvraag op te stellen waardoor wij bij stad Gent erkend kunnen worden als Socio-culturele vereniging (SCV). Er werd voor deze optie gekozen omdat wij als club reeds aan alle nodige voorwaarden voldoen. Onofficieel zijn we dus reeds een SCV. Bovendien hebben we geen opstartkosten (in tegenstelling tot een vereniging zonder winstbejag (VZW)) en hebben we met veel minder administratie te maken (dan een VZW). Bovendien krijgen we als SCV een direct voordeel: Stad Gent voorziet locaties, podia, een uitleendienst van materiaal, leveringen en dergelijke meer aan minimumkosten of soms zelfs gratis. Bij een VZW moeten we echter subsidies aanvragen uit een pot die verdeeld wordt over heel Vlaanderen (zo’n 44.000 VZW’s) en is het niet zeker dat we hier ook van zullen kunnen genieten. Een nadeel is echter dat een VZW gemakkelijker toegang krijgt tot verzekeringen en dat we als SCV tijdig verslagen zullen moeten indienen bij stad Gent. Het voorstel van het bestuur om de Thunderbolts om te vormen tot een Socio-culturele vereniging werd door de algemene vergadering met grote meerderheid goedgekeurd: iedereen was voorstander met uitzondering van Emile (koos voor VZW) en Igor (onthouding).

Opstellen van het dossier voor SCV:
Bart (Tykros) is verantwoordelijk voor de samenstelling van het dossier en de opvolging van de aanvraag. Hij heeft hiervoor van verschillende mensen documenten nodig:

Patje:
Volledige adres (zijn thuisadres ligt te Gent en wordt onze hoofdzetel)
Documenten van de bank bij opstart van de rekening (zullen mits aanpassingen statuten vormen)
Overzicht van de boekhouding
Erik:
Bewijs van de activiteiten van het afgelopen jaar
Overzicht van de geplande activiteiten voor de komende 6 maandag
Peter:
Volledige ledenlijst
Tom:
Verslag algemene ledenvergadering 10/05/09 (wordt gemaild)
Verslag algemene ledenvergadering 14/11/09 (zie: hier )
Kevin:
Volledige adres

Conventie Byland/Red Barons/Thunderbolts:
De Thunderbolts zullen vanaf dit jaar ook deel uitmaken van de organisatie van dit evenement, dat doorgaat in het dienstencentrum van Gentbrugge op 03/04/2010. Hiervoor hebben we vrijwilligers nodig op vrijdag 02/04 (een 10-tal bolts) en op de dag van de conventie zelf (nog eens een 10-tal om de kassa, de bar, de bring and buy en de demo's te bemannen).
Voorlopig hebben we volgende vrijwilligers:

Philip: demo & participation games zaterdag (malifaux en uncharted seas met Koen)
Erik: opstellen vrijdag, Bring & Buy zaterdag
Kevin: Zaterdag waar nodig (waarschijnlijk kassa, liefst geen Bring & Buy)
Koen: opstellen vrijdag en demo & participation games zaterdag (malifaux en uncharted seas met Philip)
Bart: zaterdag aan de bar
Jo: zaterdag aan de bar
Patje: zaterdag aan de kassa
Brigitte: zaterdag aan de bar
Frank: ?
Francis: demogame WH40k van 1000 ptn (tegen Tom H.)
Tom H.: demogame WH40k van 1000 ptn (tegen Francis)
Inge: bemanning stand Betty Boop
Jens: bemanning stand Betty Boop
(Alex: Is nog niet zeker of hij die dag vrijaf is)
(Igor: staat opgeschreven als reserve)

Vlaams overlegorgaan:
Er werd aan het bestuur gevraagd of zij het zagen zitten een soort Vlaams overlegorgaan op te richten om de samenwerking tussen de verschillende clubs te bevorderen. Het bestuur begreep deze vraag echter niet zo goed en stelt zich ook vragen bij het doel hiervan. De Thunderbolts zijn hiervoor dus geen vragende partij. Indien zo’n koepel zou worden opgestart, zijn wij daar echter niet noodzakelijk tegen. Momenteel is onze houding echter afwachtend, tot hierover meer informatie beschikbaar is.

Legends of the five rings (L5R):
Jan (Tsarancia) heeft geen tijd meer om zich in te zetten voor deze game. Jelle wordt hiervoor aangesteld als gameverantwoordelijke (hij is tevens moderator en zal kijken of hij officieel TO kan worden). Hij wordt in zijn taak bijgestaan door Patje (als Stronghold Manager van L5R). Er wordt in de toekomst geprobeerd de 2de zondag van de maand zo vel mogelijk vrij te houden, zodat L5R ook zijn plaats heeft binnen de Thunderbolts. De vraag van Jelle voor meer enthousiasme werd door het bestuur niet goed begrepen. Voorzitter Erik zal contact opnemen met gameverantwoordelijke Jelle omtrent zijn functie en dit met hem bespreken.

De bestuurspositie secretaris:
Tom (squirrel) heeft momenteel een aanvraag lopen om volgend jaar op Erasmus (studie in het buitenland) te gaan. In mei krijg hij een antwoord op de aanvraag. Indien die wordt goedgekeurd zal de secretaris gedurende lange tijd in het buitenland verblijven en is er nood aan een nieuwe secretaris. Zowel Bart (Tykros) als Kevin (Headcase) hebben hiervoor hun interesse getoond. Andere kandidaten mogen zich steeds melden bij iemand van het bestuur. Op de volgende algemene ledenvergadering (eind mei) zal hierover uitsluitsel komen.

Website & forum:
Er loopt reeds een topic waarin onze webmaster, Frederick (fred), vraagt naar de wensen van de Thunderbolts. We zijn het erover eens dat er zeker een kalender moet komen waarop de bestuursleden en game verantwoordelijken evenementen kunnen aankondigen. Bovendien zouden wij van de homepage van onze website graag een soort blog maken (naar de stijl van de website: www.belloflostsouls.net). De communicatieverantwoordelijke, Kevin (Headcase), zal dit bijhouden en modereren. Hij zal zijn contactgegevens via het forum bekend maken en Erik zal van die post een sticky maken. Tom (squirrel) zal komende woensdag overleggen met Fred en de aanpassingen opvolgen.

Reservatie tafels:
Er werd gevraagd of de Thunderbolts de mogelijkheid konden krijgen om tafels te reserveren bij Outpost Gent. Deze vraag werd overgemaakt aan de mensen van Outpost. Zij zijn hier echter niet toe bereid. Reservatie van tafels is dus niet mogelijk.

Gametafels:
Onze huidige gametafels zijn te groot en niet voor elk spel geschikt. Daarom werd besloten om in het vervolg modulaire tafels te maken (van 24’ en 48’). Dit zal ervoor zorgen dat w de tafels makkelijker kunnen transporteren en dat we ze voor meerdere games kunnen gebruiken. De club zal hiervoor wat budget ter beschikking stellen. Kevin zal de hulp vragen van Fabian en Tom A. (Tom) om dit te verwezenlijken.
Daarnaast geeft Igor (Phoenix) 2 tafels aan de club (1 groen en 1 woestijn).

Scenery:
Scenery blijft voor de Thunderbolts een heikel punt. Wij vinden het belangrijk dat de scenery die we hebben met voldoende respect wordt behandeld en dat iedereen er voldoende zorg voor draagt. Hiervoor nemen we enkele maatregelen. De club blijft een basis aan scenery beschikbaar stellen, maar wil de leden stimuleren om meer met eigen scenery te spelen en ook zelf voor input van scenery te zorgen naar de club. Daarnaast zullen de Thunderbolts investeren in enkele bakken om scenery per thema ordelijk op te kunnen bergen. Ook zullen Kevin en Patje een event houden waarbij we onze scenery afwerken. Dit zal waarschijnlijk samen gaan met een workshop over drybrushen.

Evaluatie Thunderboltsfuif:
De aanwezigen op de fuif waren tevreden en evalueerden dit positief. Ook de uitbater van de Abu Simbel was tevreden. Een tweetal leden wou dit in de toekomst koppelen aan een gaming avond. De Thunderbolts willen dit echter niet doen, omdat het die avond net de bedoeling was eens iets anders te doen en dat de leden ook eens andere mensen (vrienden, partner, familie, ...) kunnen meebrengen. In het vervolg mag de muziek echter een klein beetje stiller, zodat de mensen toch nog met elkaar kunnen praten.
Gezien de positieve evaluatie willen de Thunderbolts over stappen naar een stramien van 2 niet-gaming evenementen per jaar: een barbecue in augustus en een fuif in februari.

Whiteboard:
De Thunderbolts beschikken reeds over een tactical map voor de rollenspelen en gaan niet investeren in een whiteboard. De kost is te hoog voor wat we ermee van plan zijn. Indien een weldoener ons echter een bord wil bezorgen, dan zullen we dat aanbod niet afslaan.

Painting contest:
Erik neemt de painting contest over van Kevin. Hij behoudt dezelfde tijdregeling als Kevin. Er worden voor elke nieuwe contest 5 opties naar voor geschoven. Degene met de meeste stemmen wordt verkozen. Degene met de minste stemmen valt af. De 3 andere gaan naar de volgende contest en worden aangevuld dor 2 nieuwe opties.

Hotblooded:
De Thunderbolts vormen een koepel voor een wijd gamma aan games (rollenspelen, bordspelen, kaartspelen, computerspellen, miniatuur spelen, ...). Vanuit onze visie willen wij laagdrempelig zijn en iedereen de kans geven zijn favoriete games te spelen. Een tijdje geleden kregen wij de vraag van enkele mensen of zijn een LARP (live-action roleplaying) mochten organiseren binnen de Thunderbolts. Dit is echter een grote taak. Momenteel wacht de club nog af alvorens een toestemming te geven. Wij verwachten van de mensen die met dit project bezig zijn meer concrete informatie over hetgeen waarmee ze bezig zijn, hoe ver ze daarmee staan, wat ze wensen te bereiken, hoe ze dat wensen te bereiken, wie er allemaal deel zal nemen, wat ze van de Thunderbolts verwachten en wat hun noden zijn. Erik neemt zelf nog contact op met de mensen die hieraan werken om de houding van de Thunderbolts aan hen toe te lichten. Bovendien zal Bart de contactgevens van die mensen doorgeven aan Alex. Als ervaren LARP-speler kan hij zijn kennis en expertise misschien aanwenden om hen te helpen of te adviseren.

Er is er 1 jarig!
Onze gameverantwoordelijke Philip (Warlock) wordt 40 jaar! Omdat dit niet onopgemerkt mag voorbij gaan geeft hij de eerste zaterdag van juli een verjaardagsfeest in de rector (Stalhof). Alle thunderbolts zijn daar van harte welkom!

Hoogachtend,
Tom (squirrel)
secretaris van de Thunderbolts

OPM 1: Ik wil graag alle aanwezigen bedanken voor hun inzet, motivatie en bereidheid tot discussie. Iedereen heeft dit op een correcte, verzorgde en vlotte manier gedaan.

OPM 2: In mijn verslag heb ik niet opgeschreven wie van plan was de bakken voor de scenery aan te kopen. Hebben wij daar iemand voor aangeduid, of komt dit op de "to do"-lijst van Erik? Wink