Verslag meeting 14 november

[HeadCase]

Aanwezigen:

• Erik (Erik)
• Jens (Nny)
• Tom (Tom)
• Karim (Ikkit Slashtooth)
• Wesmey (merces)
• Francis (Moonfire)
• Tom (squirrel)
• Patrik (Patje)
• Peter (PETER VAN DEN BETTY)
• Koen (Svetlana)
• Philip (Warlock)
• Jan (voorzitter van de Red Barons, geen forumnaam)
• Bart (Tykros)
• Kevin (Headcase)

Behandelede items:

• Financiën: Eens alle T-shirts betaald zijn zal de club ongeveer € 500 ter beschikking hebben. Hiervan moeten nog de tafels gemaakt worden zoals besproken op de vorige meeting, en Stefaan (Greenbull) heeft nog recht op een blister voor het winnen van de painting competition. In de nabije toekomst hebben we nog enkele toernooien (Warhammer, Warmachine) die naast inkomsten uiteraard onkosten met zich mee zullen brengen, en moeten de opstartkosten voor de vzw betaald worden (+/- € 250, cfr. infra).
• Verzoek van de roleplayers: Het verzoek om een battle grid met afwasbare stiften aan te kopen werd afgewezen om verschillende redenen. Er komt wel een whiteboard in de Outpost dat dienst zal doen als algemeen message board en dat eventueel ook door de roleplayers gebruikt kan worden.
• Omvorming tot vzw: Uiteindelijke zullen de Thunderbolts toch een vzw worden. Tom (Tom) en Benjamin (Chiram) zullen hiervoor de details uitwerken. Voornaamste voordeel is de toegang tot subsidies en een verzekering.
• Conventie Byland/Red Barons: De Thunderbolts zullen vanaf dit jaar ook deel uitmaken van de organisatie van dit evenement, dat doorgaat in het dienstencentrum van Gentbrugge op 03/04/'10. Hiervoor hebben we vrijwilligers nodig op vrijdag 02/04 (een 10-tal bolts) en op de dag van de conventie zelf (nog eens een 10-tal om de ingang, de bar, de bring and buy en de demo's te bemannen). Verder zullen we ook bijspringen bij de communicatie naar de verschillende traders toe (Tomt (Tom) en Kevin (Headcase)) en de verdeling van flyers over Vlaanderen (onwterp door Philip (Warlock), coördinatie door Kevin (Headcase)).
• Stripbeurs Bread 2010: Gezien deze mensen geld vragen aan hun vrijwilligers zit dit momenteel in de ijskast.
• Eindejaarsfuif: Deze zal doorgaan tijdens het eerste week-end van februari. Organisatie door Joachim en Bart (Tykros).
• Evaluatie:
  >Boardgamezondagen: Deze draaien goed, veel verschillende mensen trekken zich de organisatie ervan aan. Veelal wel dezelfde mensen die deelnemen, uitbreiding zou geen kwaad kunnen.
  >Painting contest: Gaat goed, uiteindelijk willen we naar een formaat van 3 maanden schilderen, 3 weken stemmen en 1 week stemmen voor het volgende onderwerp (dus 3 comtests per jaar). Het voorstel is geopperd om eens met alle deelnemers hetzelfde te schilderen.
  >Game verantwoordelijken: In orde.
• Scenery: Vanaf nu zullen we onze leden hun lidkaart moeten tonen wanneer ze de sleutel vragen voor de kast boven. Aan de mensen van de Outpost zullen we dan vragen de sleutels niet meer te geven zonder de kaart gezien te hebben (contact door Tom (squirrel) en/of Kevin (Headcase)).
• FACTS 2009-2010: FACTS 2009 was een succes. Voornaamste aantrekkingspunt was de schilderstand, die we dan naar volgend jaar ook zouden willen uitbreiden. Ook zouden we de stand willen bevolken met meer vrijwilligers.
  Voor 2010 komt er verder misschien een toernooi (afhankelijk van wat de organizatoren zeggen), gaan we vragen om nog iets meer oppervlakte, iets minder tafels plaatsen die beter ingekleed zijn en veel grote figuren bevatten, en eventueel korte participatiedemo's opzetten.
• Verder punten aangebracht door de aanwezige leden:
  >Francis (Moonfire): Februari zal de 40K-maand worden, met een clubtoernooi. Er komt in maart een rankingtoernooi (organisatie i.s.m. Tom (Tom)). Voor LoTR zal hij een toernooi organizeren voor de Knights of the Raven.
  >Wesley (merces): Het voorstel voor een members-only sectie op het forum werd afgewezen. In dit kader werd het forum kort besproken, Erik (Erik) neemt contact op met Fred.
  >Jan (Red Barons): De Barons hebben 36 standaard gaming tafels die indien we wensen ter onzer beschikking kunnne staan.
  >Erik (Erik): De functies van Outrider (GW) en Pressganger (Privateer) staan nog open. Philip (Warlock) zal navragen wat de vereisten zijn om Pressagnger te worden, Outrider blijft voorlopig open staan.
  >Koen (Svetlana): In Oostakker is er een beurs voor gezelschapsspelen waar we misschien aanwezig kunnen zijn. Koen (Svetlana), Philip (Warlock) en Bart (Tykros) zullen hiervoor informeren.

[Whiskeyjack]

Ik heb misschien een oplossing voor de roleplayers. Op mijn zolder ligt er namelijk een battlemat van Chessex al jaren stof te verzamelen, en ik wil die gerust aan de club geven. Het ding is ongeveer 100 x 60 cm groot, licht beige van kleur en opgedeeld in vierkante vakken (dus geen hexes) van 1 x 1 inch. Je kunt er zonder enig probleem met uitwisbare stiften op tekenen, de mat is er speciaal voor gemaakt.

De eerlijkheid gebiedt me wel te zeggen dat er aan 1 korte kant voor eeuwig en drie dagen een +/- 10 centimeter lang stuk tunnel getekend zal staan... (lange sessie, beetje moe, zag verschil niet meer tussen uitwisbare en niet-uitwisbare stiften  )

Denken jullie dat dit nuttig kan zijn? Ik kom nu zondag (22/11) naar de Outpost en zal de mat dan eens meebrengen.

[chiram]

uhm ivm de vzw ik wilk gerust al het opzoekwerk en dergelijke verzorgen en doorsturen en vragen aan mensen die vzw's leiden om uitleg en dat allemaal doorgeven aan iemand

[Mr.Lonsdale]

uhm ivm de vzw ik wilk gerust al het opzoekwerk en dergelijke verzorgen en doorsturen en vragen aan mensen die vzw's leiden om uitleg en dat allemaal doorgeven aan iemand

ja indien nodig kan ik ook steeds het VSDC contacteren met eventuele vragen. ben daar reeds met een andere vzw lid van dus geen probleem.
ik neem aan dat de statuten die zullen opgemaakt worden eerst nog wel eens op een vergadering zullen besproken worden?

[chiram]

oooh ik claim positie van hoofd verantwoordelijke bier proever op mij :p

[HeadCase]

Ik heb misschien een oplossing voor de roleplayers. Op mijn zolder ligt er namelijk een battlemat van Chessex...

Dank je, die zou meer dan welkom zijn!

[Tykros]

Ik heb misschien een oplossing voor de roleplayers. Op mijn zolder ligt er namelijk een battlemat van Chessex...

Dank je, die zou meer dan welkom zijn!

Indeed!
Thx

T.

[Lex]

uhm ivm de vzw ik wilk gerust al het opzoekwerk en dergelijke verzorgen en doorsturen en vragen aan mensen die vzw's leiden om uitleg en dat allemaal doorgeven aan iemand

ja indien nodig kan ik ook steeds het VSDC contacteren met eventuele vragen. ben daar reeds met een andere vzw lid van dus geen probleem.
ik neem aan dat de statuten die zullen opgemaakt worden eerst nog wel eens op een vergadering zullen besproken worden?

ik meen mij te herinneren dat we in het verleden al eens een ontwerp van statuen hebben opgemaakt, misschien kunnen we daarop verder bouwen...

[chiram]

wel bij een vzw zijn er minimum 5 statuten nodig dus 5 plaatsen die verplicht zijn , secretaris , penningmeester , voorzitter , ondervoorzitter ( en nog iets da k niemeer herriner door moeheid atm )
en eens ge die 5 hebt hebt ge u raad van bestuur

[Tykros]

ge hebt er maar 3 nodig als VZW: voorzitter, penningmeester, secretaris.

[chiram]

nja in de vzw waar ik zat vorig jaar waren er 5 voorgeschreven functies die ons waren opgelegd :s

[Tykros]

Ge kunt idd uw bestuur groter maken dan de wettelijk verplichte 3 en meerdere (grote) vzw's doen dat ook.
Zo heeft Oneiros enkele jaren terug zitten spelen met de gedachte om hun projectverantwoordelijken ook bestuursfuncties toe te kennen. Wettelik hoeft dit natuurlijk niet maar ge kunt het altijd wel regelen.
De belangrijkste vraag hierbij is natuurlijk "is het nodig?" Persoonlijk denk ik van niet. Uiteindelijk zijn we niet met zoveel mensen en zie ik nie direct redenen om verder te gaan dan 3 posities. Moest het zijn da thunderbolts uitgroeit tot een organisatie met 500 of zo betalende leden dan is't iets anders. Dan kunt ge bvb posities gaan toekennen aan de verschillende verantwoordelijken van bepaalde games. Maar ik denk dus nie dat da iets voor de nabije toekomst zal zijn...

T.

[chiram]

idd en me een dergelijke kernvergadering erbij om dingen te organiseren en plannen moet dat wel lukken voor een raad van bestuur van 3

[Ikkuhyu]

toen ik destijds op school werkte heb ik een blad onder ogen gekregen aan het begin van het jaar met de statuten van hun vrienden kring. die 2 extra posities werden daar als commissarissen van de vzw vermeld en waren dacht ik wel verplicht...

http://www.devzw.be/index.php

de formulieren vind je hier:
http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_n.htm

nog enkele links:
http://www.just.fgov.be/img_justice/publications/pdf/64.pdf
http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/vzw_2009.pdf
http://www.bondbeterleefmilieu.be/ledenpagina/page.php?page=28

[flightleader]

->voor de Red Barons/Byland ben ik thuis en kan ik komen helpen voor de Card Games indien gewenst
->Voor het probleem van locatie van Red Barons/Byland in 2011 kan ik helpen met een  het probleem een grotere locatie als jullie vzw worden (waar blijkbaar aan gewerkt wordt) en je moet erkenning aanvragen bij stad Gent... dan kan je de VIP School hun eetzaal en overdekte verwarmde speelplaats afhuren wat 2x zo groot is als de huidige locatie en er is ingerichte keuken, speelplaats en ondergrondse parking :-) Ook is het op 10 minuten van het station Gent Sint Pieters.

Mvg,