Vergadering 23/08/09

Aanwezig: Tykros, Stefaan, Quase, Warlock, Svetlana, Patje, Headcase, Thibeau
Agenda: 1. Forum en site; 2. Activiteiten club; 3. Financiën; 4. status bestuur en spelverantwoordelijken; 5. Uitbreiding werking club; 6. varia (Facts, communicatie club, T-Shirts)

1. De structuur van het forum wordt een beetje omgegooid, de nadruk komt te liggen op de leden en de activiteiten van de club. De algemene discussies volgen daarop. We proberen de site up-to-date te houden, voornamelijk via recente foto's en door middel van een kalender met onze activiteiten.

Probleem met toegangen moderators tot subforum' club beslissingen' blijft bestaan.

TO DO: - Fred: kan er een kalender op de site komen met onze activiteiten? Kan deze door de spelverantwoordelijken up-to-date gehouden worden (maw krijgen zij toegang)?
- Alle verantwoordelijken: Foto van bestuursleden en spelverantwoordelijken als sticky op het forum 'wie is wie'. datum afspreken, foto on-line plaatsen.

2. Club heeft een pak activiteiten, daar zitten we goed.
Om Warmachine/Hordes opnieuw op de kaart te plaatsen wordt Warlock de spelverantwoordelijke, hij zal een campaign en het volgende toernooi organiseren.
Ook van WH40K en WHFB volgt er een campaign. De club zal hiervoor een eenvoudige template maken, die een kapstok biedt maar niet moet gevolgd worden.
We vragen aan OP en Betty Boop om een messageboard te mogen plaatsen waarop we onze activiteiten kunnen afficheren.
De painting contest wordt vanaf 01/11/09 4 keer per jaar georganiseerd

TO DO: - organiseren toernooien en campaigns door verantwoordelijken
- messageboards aanvragen en plaatsen

3. De club blijft financieel gezond. Dit werkjaar zullen de middelen aangewend worden om banners te kopen om te gebruiken op evenementen, om tafels te bouwen om nog meer spelers accomodatie te kunnen bieden, en om events (zoals clubtoernooien en painting contest) te sponsoren.
Door Patje, Headcase, en Squirrel werd een rekening voor de club geopend. Hierdoor werden de Thunderbolts een feitelijke vereniging.

TO DO: Tom (verf en zand), Stefaan (hout), Kevin (camionette), Fabian (entertainment): Tafels maken indien mogelijk. Spreken jullie verder af?

4. Warlock werd spelverantwoordelijke WarMachine/Hordes. Kevin werd de verantwoordelijke communicatie van de Thunderbolts Gent.

TO DO: Erik: contacten, fora, en verantwoordelijkheden doorgeven aan Kevin

5. Om de club bekender te maken bij andere clubs gaan we open toernooien organiseren, onze activiteiten beter aan andere clubs doorgeven, opnieuwproberen een outrider en een press ganger erkend te krijgen. Aansluiten bij de ranking blijft in de frigo zitten.
Er komt een intensere samenwerking tussen de Byland Gent en de Thunderbolts Gent. Ook vanuit St Niklaas is er interesse om te gaan samenwerken
We proberen een signature eigen aan de Thunderbolts te ontwikkelen, er komen banners maar geen stickers

TO DO: - Kevin, Erik: communicatie met andere clubs verbeteren
- Spelverantwoordelijken: toernooien organiseren op grotere schaal
- Fred, Tom, Kevin: is het mogelijk een signature te ontwikkelen met hetlogo, de naam, een slogan, en de website om op ons forum en andere fora te gebruiken?
- Kevin: offerte vragen en bestellen banners

6. FACTS valt in zijn plooi, ook crisis is onder controle
T-Shirts (zwart) zijn besteld

TO DO: Peter: status van de bestelling van T-Shirts checken

Dank aan alle aanwezigen voor hun input.

Proficiat aan Warlock en Kevin met hun nieuwe verantwoordelijkheden!